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über uns compliance
Seit der Gründung 1995 hat sich eps den Ruf eines verlässlichen und fairen Unternehmens erarbeitet. Diese Werte, gepaart mit interdisziplinären Methoden und engagierten, kreativen Menschen, machen eps zu einem wichtigen und respektierten Arbeitgeber, Partner und Dienstleister im internationalen Eventmarkt.
Diese Compliance-Richtlinien sollen unser ethischer und rechtlicher Leitfaden sein. Wir verpflichten uns damit, jederzeit ökonomisch und sozial ethisch angemessen sowie umweltbewusst zu handeln. Die Richtlinien beinhalten grundlegende Verhaltensweisen für ein respektvolles Miteinander im Team, aber auch gegenüber unseren Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit.
Wir erwarten von jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter und insbesondere von Führungskräften, diese Compliance-Richtlinien ein zu halten – zu jeder Zeit und egal, wo auf dieser Welt.
Die Leitlinien von eps wurden gemeinsam mit Mitarbeitenden und Firmenführung entwickelt und bekannt gegeben. Entstanden ist eine transparente Sammlung ethischer Grundwerte, die eps prägen und als Maßstab aller Handlungen und Interaktionen nach innen wie außen gelten. Daran sollte sich jedes Teammitglied innerhalb des Unternehmens messen lassen.
Als konkretisierende Ableitung aus diesen Leitlinien sollen die vorliegenden Compliance-Richtlinien als Verhaltenskodex verstanden werden, der die Zusammenarbeit, das Miteinander und die vielfältigen Geschäftsbeziehungen regelt, unterstützt und begleitet.
Compliance meint in unserem Verständnis die Gesamtheit aller Maßnahmen, die das rechtmäßige und ethische Verhalten von eps sowie all seiner Organe und Beschäftigten bezüglich aller gesetzlichen und unternehmenseigenen Gebote und Verbote garantieren soll. Die Richtlinien gelten sowohl für alle Mitarbeitenden sowie Organmitglieder von eps als auch für unsere Geschäftspartner und Lieferanten, insofern wir einen Einfluss auf diese ausüben können.
Mit der hier vorliegenden Compliance-Erklärung wollen wir neben der Sicherung der Rechtskonformität in allen Ebenen unseres Handelns auch Standards für unsere Branche anerkennen und weiterentwickeln, aber ebenfalls unseren eigenen, in den Leitlinien von eps manifestierten Werten entsprechen.
eps erwartet von Lieferanten wie von Mitarbeitern und Kunden:
Jedes Teammitglied ist angehalten, sich über die für seinen Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen zu informieren. Zu diesem Zweck wird ihm ein Rechtskataster mit allen gültigen und aktuellen Gesetzen seine Tätigkeit betreffend zur Verfügung gestellt. Bei offenen Fragen und in Zweifelsfällen ist Rat bei der Rechtsabteilung oder zuständigen Fachabteilung einzuholen.
Unser Anspruch ist, unsere Klientel stets mit qualitativ hochwertigen und bedarfsgerechten Produkten und Dienstleistungen zu versorgen. Unser Messinstrument ist das Maß der Zufriedenheit unserer Klientel mit unserer Dienstleistung. Dennoch kann es vorkommen, dass wir die Erwartungen nicht vollständig erfüllen. Für solche Situationen steht unseren Kundinnen und Kunden ein umfassendes Beschwerdemanagement zur Verfügung, welches im günstigsten Falle direkt über den betreuenden Projektleiter, den Standortleiter oder den Compliance Officer zu erreichen ist. Wir nehmen jede Anregung und Kritik ernst und sehen darin immer auch eine Chance, unseren Service beziehungsweise unsere Dienstleistungen zu verbessern und so noch gezielter auf Kundenbelange eingehen zu können.
Für interne Beschwerden innerhalb der Arbeitsgruppen, der gesamten Organisation oder in Richtung Vorgesetzte steht Beschäftigten in allen Ebenen ein transparent kommuniziertes Beschwerdemanagement zur Verfügung, das Anlässe dokumentiert, Optimierungsmaßnahmen unterstützt und Ergebnisse an das Management von eps meldet.
Respekt, Fairness und Verantwortungsbewusstsein sowie Teamspirit und Offenheit, Ehrlichkeit und Klarheit sind die Leitwerte unserer Kommunikationskultur. Innerhalb der einzelnen Teams und Bereiche findet Kommunikation und Information transparent statt.
Korruption schädigt den Wettbewerb, entspricht nicht unseren Unternehmenswerten und setzt eps und jedes einzelne Teammitglied einem Haftungsrisiko aus. Bei unseren geschäftlichen Aktivitäten verpflichten wir uns zur Einhaltung höchster Standards. Wir gewähren keine gesetzeswidrigen, unberechtigten Vorteile und nehmen solche auch nicht an. Ein Interessenkonflikt entsteht, sobald die eigenen Interessen mit denen des Unternehmens im Widerspruch stehen. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lassen sich bei der Erfüllung ihrer beruflichen Verpflichtungen ausschließlich von den Unternehmensinteressen leiten und vermeiden Aktivitäten, die den Geschäftsinteressen oder der Erfüllung dieser Verpflichtungen zuwiderlaufen. Sie missbrauchen ihre Stellung, Unternehmensinformationen oder Unternehmenseigentum nicht für persönliche Zwecke oder unangemessene Vorteile Dritter.
Einladungen und Geschenke gehören zum menschlichen Miteinander und höflichen Umgang. Beschäftigte dürfen Geschäftspartnern Einladungen aussprechen und Geschenke machen und von diesen Einladungen und Geschenke annehmen, soweit diese sich in einem adäquaten Rahmen bewegen.
Um bereits den Anschein von Korruption zu vermeiden, gilt:
Wir setzen voraus und fordern ein, dass unsere Geschäftspartner und Lieferanten ebenso wie wir allen geltenden Gesetzen Rechnung tragen. Wir arbeiten nur mit Geschäftspartnern zusammen, die sich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften bewegen.
Als Unternehmen haben wir die Pflicht, uns für die Wertschöpfungskette der von uns eingekauften Produkte und Dienstleistungen zu interessieren und sie zu hinterfragen. Wir wollen mit unserem Einkaufsverhalten dazu beitragen, der Nachfrage nach guter Arbeit und ethisch korrekten Dienstleistungen Vorschub zu leisten.
eps erwartet von Lieferanten wie von Mitarbeitenden und Auftraggebenden:
Wir erwarten von unseren Beschäftigten, Lieferanten und Dienstleistern, sich an der Erreichung der Umweltziele zu beteiligen und dafür sichtbare Anstrengungen zu unternehmen.
Dienstleister, Händler und Hersteller werden von uns ehrlich und fair behandelt. Wir unterhalten stabile, vielfach langjährige Geschäftsbeziehungen zu unseren Lieferanten, die allesamt von Wertschätzung geprägt sind. Unser Einkaufsverhalten richtet sich dabei stets nach der Qualität und unseren Nachhaltigkeitswerten.
Es ist für eps selbstverständlich, dass auf dem Wege der Beschaffung von Waren und Leistungen lokale Lieferanten besondere Berücksichtigung finden.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind verpflichtet, personenbezogene Daten in allen Geschäftsprozessen sensibel zu handhaben. Personenbezogene Daten dürfen nur gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen erhoben, genutzt und aufbewahrt werden. Das gilt für Mitarbeiterdaten ebenso wie für Daten von Kunden, Lieferanten, Wettbewerben und sonstigen Personen.
Insbesondere darf eine Datenverarbeitung nur erfolgen, wenn die / der Betroffene zuvor eingewilligt hat oder dies aus anderen Gründen rechtlich zulässig ist. Mit personenbezogenen Daten ist sparsam umzugehen; ihre Verarbeitung muss in jedem Fall erforderlich sein.
Zur Gewährleistung effektiven Datenschutzes hat eps eine Datenschutzbeauftragte bestellt und eine frei einsehbare entsprechende Datenschutzrichtlinie erlassen.
Jeder Vorgesetzte muss in seinem Verantwortungsbereich eine Organisation aufbauen, die das Unternehmensvermögen vor Verlust und Missbrauch schützt. Das Unternehmensvermögen darf nicht für private Zwecke verwendet werden.
Einkauf und Verkauf von Unternehmensvermögen müssen transparent, nachvollziehbar, wirtschaftlich und zu marktgerechten Konditionen erfolgen. Persönliche Interessen einzelner Mitarbeiter dürfen die Entscheidungen und wirtschaftlichen Transaktionen nicht beeinflussen.
Das Wettbewerbsrecht und das Kartellrecht sind zu beachten. Es dürfen keine Konditionen mit Wettbewerbern ausgetauscht oder abgesprochen werden. Diese Regeln sind auch in der Verbandsarbeit zu berücksichtigen.
Die Einhaltung der Compliance-Richtlinien werden konsequent eingefordert. Für Beschäftigte können Compliance-Verstöße folgende Konsequenzen haben:
Für eps können Compliance-Verstöße folgende Konsequenzen haben:
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